«كم علينا لمورد اللحوم؟» سؤال يبدو بسيطًا، لكن جوابه في كثير من المطاعم يحتاج نصف ساعة: دفتر فيه فواتير آجلة، ورسائل واتساب فيها تحويلات، وورقة على مكتب المحاسب فيها دفعة نقدية لم تُسجَّل. ثم يتصل المندوب ويقول إن الحساب متأخر شهرين، فتكتشف أنك دفعت فاتورة حديثة وتركت القديمة. أو العكس: تدفع للمورد أكثر مما عليك لأن أحدًا لم يطابق الحساب.
هذا بالضبط ما تحله ميزة «إدارة الموردين والذمم الدائنة» في بدلكس: ملف كامل لكل مورد، ورصيد مستحق محسوب تلقائيًا من فواتير الشراء وأوامر الشراء، وكشف حساب برصيد تراكمي بعد كل حركة، وسند صرف يوزّع الدفعة على الأقدم وحده، وتقرير أعمار ديون يعرّفك من تأخرت عليه. نشرحها في هذا الدليل خطوة بخطوة.
باختصار:
- سجل الموردين يعرض إجمالي الموردين والنشطين، وإجمالي الذمم الدائنة، والمتأخر عن موعد السداد، ومشتريات الشهر.
- ملف المورد فيه الاسم التجاري والتصنيف والرقم الضريبي والسجل التجاري، والعنوان الوطني، والشروط المالية والبنكية، والمندوب المفوض.
- الرصيد المستحق يُحسب تلقائيًا: الرصيد الافتتاحي غير المسدد، والمتبقي على فواتير الشراء، والمتبقي على أوامر الشراء.
- كشف الحساب يعرض كل حركة بالرصيد التراكمي بعدها، لأي فترة تختارها، ويُطبع أو يُحفظ PDF.
- سند الصرف يوزّع الدفعة تلقائيًا على الأقدم مع معاينة قبل الإصدار، وإلغاؤه يعكس التوزيع بالكامل.
- تقرير أعمار الديون يقسّم المستحق إلى 1-30 و31-60 و61-90 وأكثر من 90 يومًا، مع المتأخر عن فترة الائتمان.
الفهرس
لماذا تضيع حسابات الموردين في المطاعم؟
المطعم يشتري يوميًا من موردين كثيرين: لحوم، وخضار، وألبان، ومشروبات، وتغليف، ومنظفات. بعضهم يأخذ نقدًا عند التسليم، وأغلب الكبار يعطونك 30 أو 60 يومًا. ومع الوقت تتراكم المشكلات:
- لا تعرف الرصيد الحقيقي: الفواتير في مكان، والمدفوعات في مكان آخر.
- تدفع الحديث وتنسى القديم: فيبقى للمورد رصيد متأخر يفسد العلاقة معه.
- لا تعرف من تأخرت عليه: كل مورد له مدة سداد مختلفة، ولا أحد يتابعها.
- بيانات المورد ناقصة: رقمه الضريبي أو آيبانه غير مسجّل، فيتأخر التحويل أو تُرفض الفاتورة في الإقرار الضريبي.
- لا يوجد كشف حساب للمطابقة: فإذا اختلف رقمك عن رقم المورد، لا تعرف من أين جاء الفرق.
سجل الموردين: كل شيء في شاشة واحدة
من «المشتريات والموردون» ← «الموردون» تفتح صفحة «إدارة الموردين والذمم الدائنة». في أعلاها خمسة مؤشرات تلخص وضعك مع الموردين:
وتحت المؤشرات أدوات البحث والتصفية:
- بحث سريع باسم المورد، أو رقمه الضريبي، أو الجوال، أو جهة الاتصال.
- تصنيف المورد: لحوم ودواجن وأسماك، خضار وفواكه، مشروبات، ألبان ومخبوزات، مواد غذائية، تغليف ومستهلكات، منظفات ونظافة، معدات وأصول، خدمات وصيانة، شحن وتوصيل.
- عرض الموردين: النشطون، أو المعطّلون، أو الكل.
- «فقط الموردون الذين لديهم رصيد مستحق» لتركّز على من تحتاج إلى السداد له.
- تصدير CSV للقائمة لتفتحها في Excel أو ترسلها للمحاسب.
وفي الجدول يظهر لكل مورد: اسمه ورقم سجله التجاري، وتصنيفه، ورقمه الضريبي، والمندوب وجواله، وشروط الدفع، وإجمالي المشتريات، والمسدد، والرصيد المستحق. وإن كان على المورد مبلغ متأخر يظهر تحت رصيده بلون التنبيه، وإن تجاوز المستحق الحد الائتماني ظهرت عبارة «تجاوز الحد الائتماني».
ملف المورد الكامل
ولأن فواتير الموردين المسجّلين في ضريبة القيمة المضافة تصدر اليوم إلكترونيًا، فاحرص على أن يكون الرقم الضريبي لكل مورد صحيحًا في ملفه. ويشرح موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك متطلبات الفوترة الإلكترونية. فإدارة الموردين المنظمة تبدأ من ملف مكتمل لكل مورد.
اضغط «إضافة مورد جديد» أو «تعديل بيانات المورد». في أعلى النافذة البيانات الأساسية ثابتة، وتحتها ثلاثة تبويبات:
البيانات الأساسية
- اسم المورد التجاري (مطلوب)، مع خيار «جهة حكومية».
- تصنيف المورد من القائمة.
- الرقم الضريبي: للمطاعم في السعودية يتحقق النظام أنه 15 رقمًا يبدأ وينتهي بالرقم 3.
- نوع المعرّف ورقمه: السجل التجاري، أو رخصة البلدية، أو وثيقة العمل الحر، أو معرّف آخر.
تبويب العنوان الوطني
الشارع، والحي، والمدينة، والدولة، ورقم المبنى (4 أرقام) والرمز البريدي (5 أرقام) للعناوين السعودية. ويُفضَّل تسجيله لتوثيق مسار الشراء في الإقرارات الضريبية ومطابقة الفواتير.
تبويب الشروط المالية والبنكية
فترة السداد، والحد الائتماني، واسم البنك، ورقم الآيبان، والرصيد الافتتاحي بتاريخه. ونشرحها في القسم التالي.
تبويب التواصل ومسؤول الاتصال
هاتف المنشأة وبريدها الرسمي، ثم اسم المندوب المفوض وجواله وبريده، وملاحظات.
ويمنع النظام تكرار المورد: لا يُحفظ مورد باسم مورد آخر مسجّل، ولا برقم ضريبي مسجّل لمورد آخر.
الشروط الائتمانية والحد الائتماني
- فترة السداد: فوري (COD)، أو 15 أو 30 أو 60 أو 90 يومًا، أو مدة أخرى تكتبها بالأيام حتى 365 يومًا. وعلى أساسها يحسب النظام ما تأخر سداده.
- الحد الائتماني: أقصى ما تقبل أن يكون عليك لهذا المورد. إن تجاوزه المستحق ظهر تنبيه «تجاوز الحد الائتماني» في الجدول.
- البنك والآيبان: يتحقق النظام من الآيبان السعودي (SA ثم 22 رقمًا)، ويظهر الآيبان المسجّل في سند الصرف لتحوّل إلى الحساب الصحيح.
- الرصيد الافتتاحي: إن كان للمورد مستحقات قبل أن تبدأ استخدام النظام، اكتب المبلغ وتاريخه، فيظهر في أول كشف الحساب ويدخل في المستحق.
كيف يُحسب الرصيد المستحق؟
لا تكتب رصيد المورد بيدك. النظام يحسبه من ثلاثة مصادر:
مثال: مورد لحوم له رصيد افتتاحي 1,500 ريال، ثم فاتورة آجلة بـ 1,035 ريالًا، وأخرى بـ 644 ريالًا. رصيده المستحق 3,179 ريالًا. فإن دفعت له 2,000 ريال، يذهب أولًا 1,500 لسداد الافتتاحي، ثم 500 من الفاتورة الأولى، ويبقى عليه 1,179 ريالًا. وكل هذا يحسبه النظام ويعرضه في كشف الحساب.
وكل فاتورة شراء آجلة تسجّلها من «فواتير الشراء» تدخل حساب المورد مباشرة، وكل دفعة تسجّلها على الفاتورة نفسها أو بسند صرف تخصم منه. شرحنا الفواتير والمخزون في دليل إدارة مخزون المطعم.
كشف حساب المورد
من قائمة إجراءات المورد اختر «كشف حساب المورد». في أعلى الكشف بيانات المورد كاملة: الرقم الضريبي، والسجل التجاري، وفترة السداد، والحد الائتماني، والمندوب، والعنوان، والآيبان والبنك. ثم:
- الفترة: من تاريخ وإلى تاريخ، ثم «تحديث الكشف».
- «استبعاد العمليات المعكوسة»: لإخفاء المستندات الملغاة وعكسها فيبقى الكشف نظيفًا.
- أربع بطاقات: الرصيد الافتتاحي (المستحق قبل الفترة)، وإجمالي المشتريات (دائن)، وإجمالي المسدد (مدين)، والرصيد النهائي المستحق.
- جدول الحركات: التاريخ، ورقم المستند، ونوع الحركة (رصيد افتتاحي، فاتورة مشتريات، أمر شراء، دفعة على فاتورة، دفعة على أمر شراء، سند صرف)، والبيان ورقم فاتورة المورد، والمبلغ دائنًا أو مدينًا، والرصيد التراكمي بعد كل حركة.
- «طباعة / PDF»: لترسل الكشف للمورد أو للمحاسب.
سند الصرف: التوزيع التلقائي على الأقدم
حين تدفع للمورد، لا تحتاج إلى أن تختار الفاتورة التي تدفعها. من قائمة الإجراءات أو من كشف الحساب اضغط «سند صرف / سداد»:
- يظهر الرصيد المستحق للمورد في الأعلى.
- اكتب مبلغ السداد، أو اضغط «سداد كامل المستحق».
- اختر تاريخ السند وطريقة الدفع (نقدي، تحويل بنكي…)، واكتب رقم المرجع أو الحوالة والبيان إن أردت.
- يظهر الآيبان المسجّل للمورد واسم بنكه لتتأكد قبل التحويل.
- تحت ذلك «التوزيع التلقائي على المستحقات (الأقدم أولًا)»: معاينة لكل مستند وكم يُسدَّد منه، قبل أن تصدر السند.
- اضغط «إصدار سند الصرف».
والتوزيع يبدأ دائمًا بالرصيد الافتتاحي، ثم فواتير الشراء من الأقدم، ثم أوامر الشراء من الأقدم. ولا يقبل النظام سندًا أكبر من المستحق. وإن أخطأت، تلغي السند من كشف الحساب مع كتابة السبب، فيُعكس توزيعه بالكامل ويعود كل مستند إلى ما كان عليه، ويبقى السند الملغى في السجل.
تقرير أعمار الديون
زر «أعمار الديون» في أعلى صفحة الموردين يفتح تقريرًا يوزّع المتبقي على كل مورد بحسب عمر المستند:
ولكل مورد عمود «المتأخر عن الاستحقاق»: ما تجاوز فترة السداد المتفق عليها معه تحديدًا. فمورد بفترة 60 يومًا لا تكون فاتورته ذات الـ45 يومًا متأخرة، أما مورد بفترة 15 يومًا فهي متأخرة. والتقرير قابل للطباعة.
تعطيل المورد وحذفه
- التعطيل: إن توقفت عن التعامل مع مورد، عطّله من قائمة الإجراءات. يختفي من فواتير الشراء وأوامر الشراء وسندات الصرف الجديدة، ويبقى تاريخه المالي كاملًا. ويمكنك إعادة تفعيله في أي وقت.
- لا تعطيل وعليه رصيد: لا يسمح النظام بتعطيل مورد عليه رصيد مستحق، حتى لا يضيع حقه. سدّد المستحق أولًا ثم عطّله.
- الحذف: متاح فقط لمورد بلا أي حركات، مثل مورد أُضيف بالخطأ. أما المورد الذي له فواتير أو مدفوعات فيُعطَّل ولا يُحذف.
والسداد صار من مكانين واضحين: من ملف المورد بسند صرف، أو من فاتورة الشراء نفسها. وتقرير المشتريات صار تبويب «التقارير» داخل صفحة المشتريات.
روتين شهري لإدارة الموردين
- كل يوم: سجّل كل فاتورة شراء آجلة عند الاستلام، بتاريخها ورقم فاتورة المورد.
- كل أسبوع: افتح صفحة الموردين وفعّل «فقط الموردون الذين لديهم رصيد مستحق»، وراجع المتأخر وتنبيهات تجاوز الحد الائتماني.
- قبل السداد: افتح تقرير أعمار الديون وابدأ بالعاجلة والمتأخر عن الاستحقاق.
- عند كل دفعة: أصدر سند صرف بالمرجع وطريقة الدفع، ودع النظام يوزّعه على الأقدم.
- آخر الشهر: اطبع كشف حساب كل مورد رئيسي وطابقه مع كشف المورد نفسه، وصدّر القائمة CSV للمحاسب.
الأسئلة الشائعة
أين أجد إدارة الموردين في بدلكس؟
من «المشتريات والموردون» ← «الموردون». وهي ضمن موديول المشتريات والموردين في الباقة الاحترافية فما فوق.
كيف يُحسب الرصيد المستحق للمورد؟
تلقائيًا: الرصيد الافتتاحي غير المسدد، مضافًا إليه المتبقي على فواتير الشراء النشطة، والمتبقي على أوامر الشراء غير الملغاة.
كيف يُوزَّع سند الصرف على الفواتير؟
على الأقدم أولًا: الرصيد الافتتاحي، ثم فواتير الشراء حسب تاريخها، ثم أوامر الشراء. وتظهر معاينة التوزيع قبل إصدار السند.
هل يمكن إلغاء سند الصرف؟
نعم، من كشف حساب المورد مع كتابة سبب الإلغاء. يُعكس توزيع السند بالكامل ويعود كل مستند إلى رصيده السابق، ويبقى السند الملغى في السجل.
هل يتحقق النظام من الرقم الضريبي والآيبان؟
نعم. للمطاعم في السعودية يتحقق أن الرقم الضريبي 15 رقمًا يبدأ وينتهي بالرقم 3، وأن الآيبان السعودي يبدأ بـ SA ويتبعه 22 رقمًا. ويمنع تكرار الاسم أو الرقم الضريبي لمورد آخر.
كيف أسجّل ديونًا قديمة للمورد قبل استخدام النظام؟
من تبويب «الشروط المالية والبنكية» في ملف المورد: اكتب الرصيد الافتتاحي وتاريخه، فيظهر في أول كشف الحساب ويدخل في المستحق.
ما فائدة تقرير أعمار الديون؟
يوزّع المستحق لكل مورد على فئات 1-30 و31-60 و61-90 وأكثر من 90 يومًا، ويبيّن المتأخر عن فترة الائتمان المتفق عليها، فتعرف بمن تبدأ السداد.
هل أستطيع تعطيل مورد عليه رصيد؟
لا. يجب سداد المستحق أولًا ثم التعطيل. والمورد المعطّل يختفي من الفواتير وأوامر الشراء الجديدة ويبقى تاريخه المالي كاملًا.
هل أستطيع طباعة كشف الحساب؟
نعم، بزر «طباعة / PDF» في كشف الحساب، لأي فترة تختارها. ويمكن أيضًا طباعة تقرير أعمار الديون وتصدير قائمة الموردين CSV.
ابدأ الآن
ابدأ بموردك الأكبر: أكمل ملفه بالرقم الضريبي والآيبان وفترة السداد، وسجّل رصيده الافتتاحي، ثم أدخل فواتيره الآجلة، وأصدر سند الصرف القادم من النظام. خلال شهر واحد ستعرف بدقة كم عليك لكل مورد، ومن تأخرت عليه، دون دفتر ولا رسائل. جرّب بدلكس الآن، وتعرّف أكثر على إدارة المخزون وفواتير الشراء ونظام الكاشير.
اشترك الآن ليصلك كل جديد في عالم المطاعم
مقالات عملية عن إدارة المطاعم وتكاليفها وتسويقها، تصلك على بريدك فور نشرها. الاشتراك مجاني.