في كل مطعم ورقٌ لا يظهر في كشف الحساب: كيس أرز فُتح ولم يُسجَّل، وكرتونة طماطم تلفت في آخر الثلاجة، ولحم اشتُري مرتين لأن أحدًا لم يعرف أن في الفريزر ما يكفي، وصنف نفد في ليلة الذروة فاعتذرت للزبون وخسرت طلبه. هذه الخسائر الصغيرة لا تصرخ، لكنها تأكل هامش الربح بهدوء، شهرًا بعد شهر. والحل ليس دفترًا أكبر ولا موظفًا إضافيًا، بل نظام مخزون يعرف كل حركة: ماذا دخل، ومن أين، وبكم، وأين وُضع، وماذا خرج، ولماذا، وكم بقي فعلًا.
في هذا الدليل عن إدارة مخزون المطاعم نشرح قسم «المواد والأرصدة» في بدلكس بكل تفاصيله: من إعدادات المستودع، إلى إضافة المادة بصورتها ومكان تخزينها، إلى فاتورة المورد بالكرتون والدستة، إلى توزيع البضاعة على الفريزر والثلاجة فور وصولها، ثم الهدر وأسبابه، والجرد الفعلي، وتنبيهات النقص التي تتحول إلى أمر شراء بضغطة واحدة.
باختصار:
- «المواد والأرصدة» هي المواد الخام والمستلزمات التي يشتريها المطعم (لحم، أرز، زيت، علب تغليف…)، وليست أطباق المنيو.
- لكل مادة: صورة، وفئة، ووحدة مخزون، ومكان تخزين (فريزر، ثلاجة، مخزن جاف…)، وحد إعادة طلب، ومورد افتراضي.
- تدخل البضاعة بفاتورة الشراء بوحدة المورد (كرتون فيه 24 حبة مثلًا)، فيُضاف للمخزون العدد الصحيح، ويُحدَّث متوسط التكلفة تلقائيًا.
- كل خروج له سبب: استهلاك، هدر بسببه، تحويل لفرع، إرجاع للمورد، تسوية جرد.
- الجرد الفعلي يقارن العدد في المستودع برصيد النظام، وعند الاعتماد تُسجَّل الفروقات تلقائيًا.
- تنبيهات النقص تقترح الكمية وتجمعها حسب المورد، وتحوّلها إلى أمر شراء بضغطة.
الفهرس
- أين يخسر المطعم من مخزونه دون أن يشعر؟
- ما هو قسم «المواد والأرصدة»؟
- ابدأ من إعدادات المستودع
- كيف تضيف مادة جديدة؟
- شاشة الأرصدة: كل مادة بقيمتها وحركتها
- دخول البضاعة: فاتورة الشراء ووحدات المورد
- متوسط التكلفة: كم كلّفتك المادة فعلًا؟
- توزيع البضاعة على أماكن التخزين
- سجل الحركات: الوارد والصادر لكل مادة
- الهدر: سجّل السبب لتعالج المشكلة
- الجرد الفعلي خطوة بخطوة
- تنبيهات النقص وأمر الشراء بضغطة
- التحويل بين الفروع
- من يرى ماذا؟ الصلاحيات
- روتين مخزون جاهز: يومي وأسبوعي وشهري
- أخطاء شائعة تفسد المخزون
- الأسئلة الشائعة
أين يخسر المطعم من مخزونه دون أن يشعر؟
تكلفة المواد هي أكبر بند متغيّر في المطعم بعد الرواتب، ونسبة صغيرة من الضياع فيها تعني فرقًا كبيرًا في صافي الربح آخر الشهر. والضياع يأتي غالبًا من خمسة أبواب:
- التلف وانتهاء الصلاحية: مواد طازجة وُضعت في المكان الخطأ، أو استُعمل الجديد قبل القديم.
- الشراء الزائد: لا أحد يعرف الرصيد الحقيقي، فيُشترى «احتياطًا» ما يكفي أسبوعين.
- النفاد المفاجئ: العكس تمامًا؛ مادة أساسية تنتهي وقت الذروة، فيتوقف صنف من المنيو.
- الفرق غير المفسَّر: الرصيد في الدفتر شيء، وفي المستودع شيء آخر، ولا يعرف أحد أين ذهب الفرق.
- تكلفة غير معروفة: السعر يتغير من فاتورة لأخرى، فلا تعرف كم تكلّفك المادة فعلًا، ولا كم يربح الطبق.
كل باب من هذه الأبواب له في بدلكس أداة تغلقه، وهذا ما نشرحه في بقية الدليل.
ما هو قسم «المواد والأرصدة»؟
في بدلكس قسمان مختلفان قد يختلطان على البعض: «إدارة المنيو» وفيها أطباقك التي تبيعها للزبون بأسعارها وصورها، و«المواد والأرصدة» وفيها ما تشتريه لتصنع تلك الأطباق وتشغّل المطعم: اللحم والدجاج والأرز والخضار والزيت والتوابل، وكذلك المستلزمات غير الغذائية مثل علب التغليف ومواد التنظيف.
تجد القسم في القائمة الجانبية تحت «المخزون»، ومعه صفحات: الجرد، وتنبيهات النقص، والهدر، والتحويلات بين الفروع، وإعدادات المستودع. والرصيد فيه لكل فرع على حدة؛ فلكل فرع مستودعه وأرصدته وحركاته.
ابدأ من إعدادات المستودع
قبل إضافة المواد، خصّص خمس دقائق لصفحة «إعدادات المستودع». يعدّلها صاحب المطعم، ويطّلع عليها الموظفون. وفيها:
فئات الأصناف
قسّم موادك إلى فئات مثل: لحوم ودواجن، خضار وفواكه، ألبان، بقوليات وحبوب، زيوت وتوابل، مشروبات، تغليف. تضيف الفئة وتعدّل اسمها مباشرة، ويظهر بجانب كل فئة عدد موادها. وإذا حذفت فئة بقيت موادها كما هي، ولكن بلا فئة.
أماكن التخزين
أربعة أماكن جاهزة: فريزر، وثلاجة، ومخزن جاف، ومستلزمات غير غذائية، ولكل منها إرشاد حفظ مكتوب (مثل: الفريزر 18 درجة تحت الصفر أو أبرد). تستطيع تعديل اسم أي مكان ونص إرشاده، أو إخفاء ما لا تستعمله، وتستطيع إضافة أماكن خاصة بمطعمك مثل «غرفة التبريد» أو «مخزن المشروبات» مع إرشادها.
وحدات الشراء
المورد يبيعك بالكرتون والكيس والدستة، وأنت تصرف في المطبخ بالحبة والكيلو. لذلك فوحدات الشراء في بدلكس قائمة ثابتة لا نصّ حر: كرتون، صندوق، عبوة، كيس، شوال، علبة، زجاجة، طبق، دستة. تُخفي ما لا تحتاجه، وتضيف وحداتك مثل «جالون» أو «صينية بيض»، ولك أن تثبّت محتواها (صينية البيض = 30) فيُملأ تلقائيًا في كل فاتورة. القائمة الثابتة هي ما يجعل الجرد دقيقًا؛ لأن «كرتونة» و«كرتون» و«ك» لا تعود ثلاث وحدات مختلفة.
طرق الدفع
نقدًا، تحويل بنكي، بطاقة / شبكة، شيك، وتضيف طرقك الخاصة مثل محفظة إلكترونية أو حساب بنكي معيّن. تُسجَّل الطريقة مع كل فاتورة نقدية ومع كل دفعة لفاتورة آجلة.
القيم الافتراضية
- ضريبة الشراء الافتراضية: تُكتب تلقائيًا في سطور فاتورة الشراء.
- وحدة المخزون الافتراضية وحد إعادة الطلب الافتراضي: يُقترحان عند إضافة مادة جديدة.
- إلزام صورة فاتورة المورد: إن فعّلته لا تُحفظ فاتورة شراء دون صورة الفاتورة الورقية.
كيف تضيف مادة جديدة؟
من «المواد والأرصدة» اضغط «إضافة صنف» أعلى الصفحة، ثم املأ:
- الصورة: صوّر المادة كما تصل من المورد (الكيس، العلبة، الكرتونة). الصورة تُصغَّر تلقائيًا قبل الرفع، وتظهر بجانب الاسم في كل الجداول، وبالضغط عليها تُعرض مكبّرة. فائدتها كبيرة مع موظفي المستودع الجدد ومع المواد المتشابهة الأسماء.
- الاسم بالعربية والإنجليزية.
- الفئة من القائمة التي جهّزتها.
- وحدة القياس: الوحدة التي تُعدّ بها المادة في المستودع وتُصرف بها: كيلو، جرام، لتر، مل، حبة، صندوق، عبوة، زجاجة، علبة، كيس. اختر الوحدة الأصغر التي تصرف بها فعلًا.
- مكان التخزين: فريزر أو ثلاجة أو مخزن جاف أو أحد أماكنك، ويظهر تحته إرشاد الحفظ.
- حد إعادة الطلب: الرصيد الذي إذا وصلت إليه المادة يجب أن تطلبها. احسبه هكذا: استهلاكك اليومي × عدد أيام توصيل المورد، مع هامش أمان.
- رمز الصنف (SKU) إن كان لديك ترميز، والمورد الافتراضي، والملاحظات.
وتستطيع أيضًا إضافة مادة جديدة من داخل فاتورة الشراء نفسها إن لم تجدها في البحث، باسمها ووحدتها ومكان تخزينها، دون مغادرة الفاتورة.
شاشة الأرصدة: كل مادة بقيمتها وحركتها
في أعلى الصفحة تختار الفرع، فترى أربعة أرقام: إجمالي الأصناف، وأوشك على النفاد، ونفد تمامًا، وقيمة المخزون الحالية (الرصيد × متوسط التكلفة). وإن كانت هناك مواد بلغت حد إعادة الطلب ظهر شريط تنبيه ينقلك مباشرة إلى قائمة الشراء المقترحة.
وفي جدول «أرصدة المواد»:
- البحث بالاسم، والفلترة حسب الفئة أو مكان التخزين أو المواد المنخفضة فقط.
- الترتيب: أبجديًا، أو الأكثر حركة، أو الأقل حركة، أو الرصيد الأعلى أو الأقل، أو القيمة الأعلى. والمواد الأكثر حركة هي التي تستحق انتباهك أولًا في الجرد والشراء، والأقل حركة قد تكون مالًا مجمّدًا على الرف.
- عمود الحركة (30 يومًا): عدد حركات كل مادة في الفرع خلال آخر شهر.
- شارة «أوشك على النفاد» أو «نفد» بجانب اسم المادة.
- أزرار سريعة لكل مادة: إدخال بضاعة، وإخراج بضاعة، وتعديل، وحذف.
- زر «طباعة» يطبع القائمة كما تراها بفلاترها وترتيبها، مع إجمالي القيمة.
دخول البضاعة: فاتورة الشراء ووحدات المورد
الطريق الصحيح لدخول البضاعة هو فاتورة الشراء من قسم المشتريات، لأنها تسجّل في خطوة واحدة: ماذا اشتريت، ومن أي مورد، وبكم، وتضيفه للمخزون، وتُحدّث التكلفة، وتُدخل المبلغ في حساب المورد.
- بيانات الفاتورة: الفرع، والمورد، ورقم فاتورة المورد، وتاريخها، ونوع الدفع (نقدي أو آجل)، وطريقة الدفع، وصور الفاتورة الورقية.
- السطر: تبحث عن المادة وتختارها، ثم الكمية، ثم وحدة الشراء ومحتواها. مثال: اشتريت 2 كرتون مياه، في الكرتون 24 حبة؛ فيظهر تحت السطر: «2 كرتون × 24 = يُضاف للمخزون 48 حبة».
- إن اشتريت بنفس وحدة المخزون (كيلو بكيلو) تبقى الوحدة على «وحدة المخزون» والمحتوى 1، والدستة محتواها 12 تلقائيًا.
- الخصم لكل سطر بنسبة أو بمبلغ، والضريبة لكل سطر، والإجماليات تُحسب أمامك.
- التعديل بعد الحفظ يحتاج سببًا يُحفظ في سجل الفاتورة، والإلغاء يُرجع أثر الفاتورة من المخزون.
- الآجل: تُسجَّل دفعاته لاحقًا بطريقتها، ويظهر المتبقي للمورد في صفحة المدفوعات.
وبدلكس يتذكّر آخر وحدة شراء لكل مادة، فإن اشتريت السكر دائمًا بالشوال اقترحه عليك في الفاتورة التالية.
متوسط التكلفة: كم كلّفتك المادة فعلًا؟
سعر الطماطم اليوم غير سعرها الأسبوع الماضي، فبأي سعر تحسب قيمة المخزون وتكلفة الطبق؟ بدلكس يحسب متوسط التكلفة المرجّح تلقائيًا مع كل دخول:
متوسط التكلفة الجديد = (الرصيد الحالي × متوسط التكلفة الحالي + الكمية الواردة × تكلفة الوحدة الواردة) ÷ (الرصيد الحالي + الكمية الواردة)
مثال: عندك 10 كيلو بمتوسط 20 ريالًا، واشتريت 10 كيلو بسعر 30 ريالًا؛ فيصبح المتوسط 25 ريالًا للكيلو. وتكلفة الوحدة الواردة من فاتورة الشراء هي صافي السطر بعد الخصم وقبل الضريبة مقسومًا على الكمية المضافة للمخزون. لذلك فإن 2 كرتون بـ 48 ريالًا فيها 48 حبة تعني تكلفة ريال واحد للحبة، لا 24 ريالًا.
توزيع البضاعة على أماكن التخزين
وقبل التوزيع افحص حرارة البضاعة عند استلامها. فالهيئة العامة للغذاء والدواء تشترط في تعميمها بشأن اشتراطات نقل المنتجات الغذائية ألا تتجاوز حرارة المنتجات المبردة 4 درجات مئوية، والمجمدة 18 درجة تحت الصفر أثناء النقل. وهذه أول خطوة في إدارة مخزون المطاعم: ألا يدخل مخزنك ما وصل تالفًا.
أخطر دقائق في عمر البضاعة هي دقائق الاستلام: كرتونة دجاج تُركت على أرض المطبخ ساعة، أو ألبان وُضعت في المخزن الجاف لأن الموظف لم يعرف مكانها. لذلك بعد حفظ فاتورة الشراء يظهر في تفاصيلها قسم «توزيع البضاعة على أماكن التخزين»:
- البضاعة الواردة مجمّعة حسب المكان: ما يذهب إلى الفريزر، وما يذهب إلى الثلاجة، وما يذهب إلى المخزن الجاف، مع كمية كل مادة بوحدة المخزون.
- تحت كل مكان إرشاد الحفظ الخاص به.
- المادة التي ليس لها مكان بعد تُحدِّد مكانها من القسم نفسه، فيُحفظ لها للمرات القادمة.
- زر «طباعة ورقة التخزين» يطبع القائمة بمربعات للتأشير، يأخذها موظف الاستلام ويرتّب البضاعة ويؤشّر على كل مادة.
والقاعدة الذهبية هنا: الجديد خلف القديم. ضع البضاعة الجديدة في الخلف وقدّم القديمة، حتى يُستعمل الأقدم أولًا ولا تنتهي صلاحية شيء على الرف.
سجل الحركات: الوارد والصادر لكل مادة
كل تغيير في الرصيد في بدلكس حركة مسجّلة لها نوع (دخول أو خروج) وسبب:
وتجد ذلك في مكانين:
- تبويب «سجل الحركات»: كل حركات الفرع بالتاريخ والساعة والمادة والسبب والكمية بوحدتها وتكلفة الوحدة، وزر طباعة يطبعها في قسمين: الوارد ثم الصادر.
- حركات مادة واحدة: اضغط على اسم أي مادة في جدول الأرصدة، فتفتح نافذة فيها الوارد في جهة والصادر في جهة، ولكل جهة إجمالي الكمية وعدد الحركات وقيمتها، وكل حركة بسببها وتاريخها وتكلفتها، والجرد يظهر برقمه. هذه النافذة هي أسرع طريقة لتفسير أي رصيد غريب: «لماذا بقي من الأرز 3 أكياس فقط؟».
الهدر: سجّل السبب لتعالج المشكلة
تسجيل الهدر وحده لا يكفي؛ المهم أن تعرف لماذا حدث. لذلك عند إخراج مادة بسبب «هالك / تلف» يُطلب منك سبب الهدر:
- تلف / فساد: راجع درجات حرارة الحفظ والمكان.
- انتهاء الصلاحية: المشكلة في الكمية المشتراة أو في تدوير المخزون.
- خطأ في التحضير: تحتاج تدريبًا أو وصفة أوضح.
- تحضير زائد: التقدير اليومي للتحضير أعلى من البيع.
- كسر أو ضرر: مشكلة في النقل أو الترتيب.
- سبب آخر مع ملاحظة.
وصفحة «الهدر» تقرير كامل: تختار الفترة والسبب، فترى إجمالي قيمة الهدر، وتوزيعه حسب السبب، وأكثر المواد هدرًا، وجدولًا بكل عملية وملاحظتها. إن كان معظم هدرك «انتهاء صلاحية» فقلّل الكميات، وإن كان «تحضيرًا زائدًا» فراجع تقديرات المطبخ.
الجرد الفعلي خطوة بخطوة
مهما كان النظام دقيقًا، يبقى المستودع الحقيقي هو الحَكَم. والجرد يكشف الفرق بين «ما يجب أن يكون» و«ما هو موجود فعلًا». في صفحة «الجرد»:
- ابدأ جردًا جديدًا للمستودع كله أو لمكان واحد فقط، مثل الفريزر. يحفظ بدلكس رصيد النظام لحظة البدء.
- عُدّ: تظهر المواد مرتّبة حسب مكان التخزين، أي بترتيب مرورك في المستودع. اكتب العدد الفعلي لكل مادة. وتستطيع طباعة ورقة الجرد والعدّ عليها ثم إدخالها.
- العدّ الأعمى: رصيد النظام مخفيّ افتراضيًا، حتى يعدّ الموظف ما يراه لا ما يتوقعه. ويمكن إظهاره بزر.
- احفظ مؤقتًا متى شئت، وأكمل لاحقًا.
- راجع الفروقات: لكل مادة الفرق بالكمية وبالقيمة، وإجمالي قيمة الفروقات.
- اعتمد الجرد: تُعدَّل أرصدة المواد المعدودة لتطابق العدد الفعلي، وتُسجَّل الفروقات حركات «تسوية جرد» مرتبطة برقم الجرد. والمادة التي تركتها فارغة لا يتغير رصيدها.
ويُحسب الفرق عند الاعتماد على الرصيد في تلك اللحظة، فإن حدثت حركات أثناء الجرد لم تفسد النتيجة. وتبقى كل الجرود السابقة في سجل برقمها وتاريخها وقيمة فروقاتها ومن اعتمدها.
تنبيهات النقص وأمر الشراء بضغطة
صفحة «تنبيهات النقص» تجمع كل مادة وصل رصيدها إلى حد إعادة الطلب أو أقل في الفرع، وتعرض:
- الرصيد الحالي وحد إعادة الطلب.
- الكمية المقترحة للشراء، وهي ما يعيد الرصيد إلى ضعف حد إعادة الطلب، ويمكنك تعديلها.
- المواد مجمّعة حسب المورد، مع التكلفة التقديرية لكل مورد بمتوسط التكلفة.
- زر «إنشاء أمر شراء» لكل مورد، فيُنشأ أمر الشراء بكل مواده وكمياته بضغطة واحدة.
بهذا تتحول عملية الطلب الصباحية من «لفّة على المستودع وورقة وقلم» إلى دقيقة واحدة.
التحويل بين الفروع
إن نقص الدجاج في فرع وزاد في آخر، فلا تشترِ من جديد؛ حوّل. يُسجَّل الخروج من الفرع المرسل بسبب «تحويل لفرع آخر» مع تحديد الفرع المستلم، ويُسجَّل الدخول في الفرع المستلم بسبب «تحويل من فرع آخر». وصفحة «تحويلات بين الفروع» تجمع كل عمليات النقل في مكان واحد بتاريخها والمادة والكمية والفرعين.
من يرى ماذا؟ الصلاحيات
- صاحب المطعم يرى كل شيء في كل الفروع، وهو وحده من يعدّل إعدادات المستودع.
- الموظفون يعملون حسب صلاحيات أدوارهم: من له صلاحية «المخزون» للعرض يرى الأرصدة والحركات، ومن له صلاحية التعديل يُدخل ويُخرج ويجرد ويضيف المواد وصورها.
- الموظف المقيّد بفرع يرى فرعه فقط في الجرد وتنبيهات النقص.
روتين إدارة مخزون المطاعم: يومي وأسبوعي وشهري
أخطاء شائعة تفسد المخزون
- إدخال البضاعة بدون فاتورة: تضيع التكلفة والمورد. اجعل فاتورة الشراء الطريق الوحيد للدخول.
- الخلط بين وحدة الشراء ووحدة المخزون: إدخال «2» وأنت تقصد كرتونين فيهما 48 حبة. استخدم وحدة الشراء ومحتواها.
- هدر بلا سبب: يُعطيك رقمًا بلا علاج.
- جرد بعين على رصيد النظام: يُنتج أعدادًا «متوقعة» لا حقيقية. استخدم العدّ الأعمى.
- حد إعادة طلب صفر: لن يُنبهك النظام أبدًا قبل النفاد.
- مواد بلا مكان تخزين: تُترك على الأرض عند الاستلام. حدّد المكان مرة واحدة ويُحفظ.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين «المواد والأرصدة» و«إدارة المنيو» في بدلكس؟
«إدارة المنيو» فيها الأطباق التي تبيعها للزبون بأسعارها وصورها، وتظهر في الكاشير ومنيو QR ودليل المطاعم. أما «المواد والأرصدة» ففيها المواد الخام والمستلزمات التي تشتريها، برصيدها في كل فرع وتكلفتها وحركاتها.
هل الرصيد واحد لكل الفروع؟
لا، لكل فرع رصيده وحركاته وجرده، وتنتقل البضاعة بين الفروع بالتحويل.
كيف أُدخل بضاعة اشتريتها بالكرتون وأصرفها بالحبة؟
اجعل وحدة المادة «حبة»، وفي فاتورة الشراء اختر وحدة الشراء «كرتون» واكتب محتواه (24 مثلًا). يُضاف للمخزون عدد الحبات تلقائيًا، وتُحسب تكلفة الحبة الواحدة.
كيف يُحسب متوسط التكلفة؟
بالمتوسط المرجّح: مع كل دخول يُدمج الرصيد الحالي بتكلفته مع الكمية الواردة بتكلفتها. وتكلفة الوارد هي صافي سطر الفاتورة بعد الخصم وقبل الضريبة مقسومًا على الكمية المضافة للمخزون.
ماذا يحدث عند اعتماد الجرد؟
تُعدَّل أرصدة المواد المعدودة لتطابق العدد الفعلي، ويُسجَّل الفرق حركة «تسوية جرد» بزيادة أو نقص مرتبطة برقم الجرد. والمواد غير المعدودة لا تتغير.
هل أستطيع جرد الفريزر وحده؟
نعم، عند بدء الجرد تختار نطاقه: المستودع كله أو مكان تخزين واحد.
كيف تُحسب الكمية المقترحة في تنبيهات النقص؟
هي الكمية التي تعيد الرصيد إلى ضعف حد إعادة الطلب، ويمكنك تعديلها قبل إنشاء أمر الشراء.
هل أستطيع إضافة أماكن تخزين ووحدات خاصة بمطعمي؟
نعم، من «إعدادات المستودع» تضيف أماكن التخزين بإرشاداتها، ووحدات الشراء بمحتواها الثابت إن وُجد، وطرق الدفع، والفئات.
هل أستطيع طباعة الأرصدة والحركات؟
نعم، تطبع قائمة المواد بفلاترها، وسجل الحركات بقسمي الوارد والصادر، وحركات مادة واحدة، وورقة الجرد، وورقة التخزين.
ابدأ الآن
المخزون المنضبط لا يحتاج مطعمًا كبيرًا، بل يحتاج عادة صحيحة وأداة تسجّل كل حركة. ابدأ بإعدادات المستودع، وأضف موادك الأكثر حركة بصورها وأماكنها، وسجّل فاتورتك القادمة بوحدة المورد، ثم اعمل أول جرد للفريزر هذا الأسبوع، وسترى الفرق في أول تقرير. جرّب بدلكس الآن، أو تعرّف على نظام الكاشير المرتبط بالمنيو والمخزون.
اشترك الآن ليصلك كل جديد في عالم المطاعم
مقالات عملية عن إدارة المطاعم وتكاليفها وتسويقها، تصلك على بريدك فور نشرها. الاشتراك مجاني.